№9-2017 Архив Реклама на сайте
ТОП-100 компаний
ТОП-100 персон
ПОРЯДОК В БИЗНЕСЕПРОДАЖИРАБОТА С КЛИЕНТАМИУПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОММАРКЕТИНГ Тренинги и СеминарыНОВОСТИ
СтатьиБиблиотека руководителя
 
В свежем номере:
Сообщение о ликвидации компании HAXELL INVESTMENTS LIMITED
Сообщение о ликвидации компании ROSTRON GROUP INC.
Сообщение о ликвидации компании GANO SERVICES INC.
Компании и услуги
Технический паспорт БТИ на квартиру. Как и где его можно получить.
Все статьи номера
Подписка на новые статьи
№42-2013| Тайм-менеджмент Версия для печати

Тайм-менеджмент. Планирование и электронные календари

Мария Кравчук
Генеральный директор компании UpSale, www.upsale.ru

С помощью современных технологий можно сделать процесс управления собственным временем удобным и эффективным.


Электронные календари и органайзеры позволяют составлять графики рабочего дня, сортировать задачи, контролировать их выполнение, отмечать потраченное на достижение целей время и даже совмещать планы с делами других пользователей.

Онлайн-органайзеры и календари

После того как идеи тайм-менеджмента стали повсеместно популярны, появились методики, позволяющие повышать эффективность работы человека с помощью планирования его времени. Одна из них – GTD (Getting Things Done, то есть «доведение дел до завершения»). Она подразумевает перенесение рабочих задач на внешний носитель. В качестве последнего может выступать и обычный лист бумаги, но это не очень удобно. Значительно большие возможности предоставляют электронные органайзеры, привязывающие планы и события пользователя к календарю. Существуют различные программы для планирования: iCalendar, Google Календарь, TimeMaster, Microsoft Outlook и другие. Они позволяют оперативно и гибко работать с календарем как на этапе создания плана, так и на этапе его реализации.

Внесение изменений

Планирование рабочего дня в электронном виде очень удобно. В бумажном варианте календаря любые изменения планов приводят к переписываниям и зачеркиваниям. В электронном же все это просто делается с помощью клавиш Ctrl+C, Ctrl+V. Также можно планировать свои дела на неограниченное время вперед, например, совещания на каждую пятницу в течение полугода.

Из календаря не стоит удалять дела, которые вы не успели сделать. Их лучше оставить, но не отмечать как «выполненные». Они помогут проанализировать, насколько эффективно используется ваше рабочее время. Например, начиная планирование, вы были эффективны на 80 %, то есть выполняли 80 % задуманного. А сейчас вы вышли на 100%-ную эффективность. Это будет говорить о том, что вы растете. Однако не спешите радоваться 100%-ному уровню результативности: зачастую такой высокий показатель означает, что в плане были изначально заложены слишком легкие задачи, или же указанное для их выполнения время нерационально велико. Стоит придерживаться уровня около 90 %. Тогда и ваш тонус будет сохраняться, и задачи будут достижимы.

Работа с цветом

В календаре очень удобно работать с цветом. Многие люди отмечают таким образом приоритетность поставленных задач. Я считаю, что гораздо эффективнее использовать цвет для маркировки выполненных и невыполненных дел. То есть, например, в начале дня все пункты в плане окрашены в зеленый цвет, а после выполнения задач они будут отмечены синим цветом. С помощью подобной цветовой дифференциации можно провести наглядный анализ выполнения всех задач и установить, с чем возникают проблемы.

Также цвет включенных в план дел может говорить об их периодичности. Например, желтым цветом может быть обозначено время, отведенное на различные групповые работы, которые повторяются каждый день. Так регулярные задачи будут выделены на общем фоне.

Коллективная работа: организация и планирование

Коллективная работа – неотъемлемая часть деятельности в большинстве компаний. Это всевозможные совещания и собрания. Наиболее эффективно выделять на них в плане на день около полутора часов (хотя, конечно, у каждой компании свои особенности). Лучше, если коллективная работа проводится в первой половине дня, так как в это время гораздо удобнее спланировать или проконтролировать работу других людей. Сотрудникам с помощью интернет-органайзера можно заранее выслать письма с напоминанием о предстоящем мероприятии. Подготавливаясь к совещанию лично, удобно загружать все необходимые для его проведения документы и файлы прямо в онлайн-календарь и прикреплять их к выбранной задаче.

Большинство людей считает коллективную работу неэффективной. Это далеко не так. Результативность коллективной работы зависит от настроя тех, кто принимает в ней участие, от их желания выполнить имеющиеся задачи. Поэтому руководитель должен заранее четко сформулировать для сотрудников, какие вопросы будут рассматриваться на собрании. Также при расчете времени учитывайте, что какие-то вопросы возникнут на самом собрании после того, как будет накоплен определенный объем информации.

Такой подход позволяет сэкономить до 20 % рабочего времени руководителя. Ему не придется согласовывать один и тот же вопрос отдельно с различными сотрудниками, так как на собрании его можно обсудить сразу со всеми, кто имеет отношение к его решению.

Подобным образом можно повышать эффективность не только коллективной, но и индивидуальной работы. Если каждый работник будет планировать свой день, то повестку дня на собрании будет формировать не один человек, например, директор, а весь коллектив. Тогда данное мероприятие будет интересно для каждого его участника, их полезность и эффективность повысятся.

Как эффективно отобразить в календаре мелкие дела

Часто у руководителя в расписании оказывается много мелких задач, каждая из которых не требует больших временных затрат. Однако именно эти мелкие, текущие дела отбирают наибольшее количество времени. Эффективные люди умеют справляться с такими «пожирателями времени» как болтовня с коллегами, курение или просто отвлечение. Что же делать с многочисленными мелкими вопросами, все же требующими внимания?

Обычно человеку для того, чтобы начать заниматься новой задачей, необходимо примерно 10 минут на «погружение» в нее. Получается, что очень много времени тратится именно на переключение между задачами. Чтобы работа была эффективной, нужно выделить в плане на день для решения текущих вопросов час или два, за которые можно будет решить их один за другим, «оптом».

Стоит учитывать, что от такой формы работы мозг устает быстрее всего. Поэтому лучше отводить для нее утреннее время, как правило, наиболее продуктивное.

В плане можно указать и саму задачу, и список того, что конкретно нужно сделать для ее решения. К текущим делам относятся выяснения или уточнения чего-либо, передача или поиск информации, телефонные звонки и прочее. Для их выполнения будет очень полезен раздел «Контакты», который есть практически во всех календарях-органайзерах. Он может содержать не только номера телефонов и прочие данные нужных вам людей, но и сохранять список задач по каждому контакту.

Органайзер – ваш помощник, но не больше

При помощи календаря-органайзера можно быстро и эффективно решать многие задачи, связанные с планированием собственного времени. Он позволяет хранить важную информацию и получать к ней доступ из любого уголка мира. Однако нужно не просто завести собственный календарь, но и работать с ним. Важно заполнять его регулярно и грамотно и, конечно, добиваться всех поставленных целей. И тогда этот эффективный инструмент тайм-менеджмента будет приносить вам пользу.


О компании. Компания UpSale предоставляет полный комплекс услуг в сфере интернет-маркетинга.Сегодня в портфеле компании более 80 услуг по 8 основным направлениям работы: контекстная реклама, SEO, разработка сайтов, программирование и поддержка сайтов, создание видеороликов, SMM, аутсорсинговый контакт-центр, консалтинг. www.upsale.ru 


Тема: Тайм-менеджмент Персоны: Кравчук Мария
Интересные статьи

Продавать или сопровождать: почему ваши продажники не должны мыть полы в офисе

7 простых приемов оптимизации бизнес-процессов

Как «кидают» российских инвесторов. Топ-12 способов обмана

Как руководить подчиненными с пляжа, или Дистанционное управление бизнесом

«Продавцы-вредители»: кто и как лишает ваш магазин части прибыли.

Джеймс Борг. «Сила мысли». Поменяйте ход своих мыслей, измените свою жизнь

Техника продаж. Преодолеваем отказ №5. "Нет денег – бюджет уже израсходован"

Еще три вредных мифа о продажах, в которые верят генеральные директора

 

Юридические услуги

Технический паспорт БТИ на квартиру. Как и где его можно получить.

Достаточно часто поступают вопросы по оформлению технической документации на квартиры в бюро технической инвентаризации (БТИ) в Москве и Московской области.

Юмор
Директор подчиненным: - Вот вы все жалуетесь на кризис, на ухудшение жизни из-за экономического положения... Читать дальше
Библиотека руководителя
Компании и услуги - Снижаем издержки - Порядок в бизнесе - Продажи и клиенты - Обман в бизнесе - Реклама и маркетинг - Управление персоналом - Личная эффективность - Нормативы, ГОСТ, СНИПы
Условия перепечатки
Для экспертов
Темы и вопросы
Записаться в эксперты
Справочник
Компании Персоны
Бизнес-словарь
Должностные инструкции
Реклама на сайте
О сайте
Расценки на рекламу
Акции и бонусы
Заказать рекламу/ консультацию
Разместить пресс-релиз
Координаты редакции